Уведомления по электронной почте в проектах
Модуль уведомления по e-mail для Rillsoft Project с интерфейсом к Integration Server позволяет автоматически рассылать связанные с проектом электронные письма пользователям и сотрудникам, участвующим в проекте. Предстоящие задачи, просроченные работы, изменения сроков и сдвинутые вехи сообщаются без необходимости активно смотреть в план.
В распределённых командах своевременная информация определяет соблюдение сроков: тот, кто узнаёт о сдвиге только на совещании по статусу, реагирует слишком поздно. Уведомление по e-mail закрывает этот разрыв, достигая участников проактивно и автоматически.
Какие уведомления рассылаются
Модуль охватывает важнейшие условия в повседневной работе над проектом:
| Уведомление | Получатель | Условие |
|---|---|---|
| Предстоящие задачи | Сотрудник | Задача наступает в заданный срок заблаговременности |
| Просроченные задачи | Сотрудник | Задача не выполнена в срок |
| Изменение срока задачи | Сотрудник | Меняется срок назначенной задачи |
| Изменение срока у подчинённого | Вышестоящий пользователь | Меняется срок у подчинённого сотрудника |
| Изменение даты вехи | Пользователь | Веха сдвигается |
Так каждый участник получает именно ту информацию, которая важна для его роли, — не теряясь в неважных сообщениях во входящих.
Напоминание о предстоящих и просроченных задачах
Два из самых действенных уведомлений адресованы непосредственно исполняющим сотрудникам:
- Напоминание о предстоящих задачах — сотрудники своевременно информируются перед запланированным началом и могут подготовиться.
- Напоминание о невыполненных в срок задачах — если работа остаётся незавершённой, сотрудник получает автоматическое напоминание, благодаря чему задержки становятся заметны рано.
Оба напоминания снижают объём ручного контроля со стороны руководства проекта и поддерживают дисциплину обратной связи.
Уведомление об изменении сроков и вех
При изменении сроков решающее значение имеет быстрая коммуникация. Модуль уведомляет:
- Сотрудников об изменении сроков их назначенных задач
- Пользователей об изменении сроков у подчинённых им сотрудников
- Пользователей об изменении даты вех
Так и исполняющий, и управляющий уровень своевременно узнают о сдвигах — необходимое условие, чтобы вовремя перехватить последствия для других работ.
Временные параметры: заблаговременность и ретроспектива
Когда срабатывает уведомление, определяется временными параметрами в днях:
- Предстоящие задачи — заблаговременность, с которой напоминают перед запланированным началом
- Просроченные задачи — ретроспектива, за сколько дней назад сообщаются незавершённые работы
- Изменения сроков — интервал, в котором изменения учитываются для сообщения
Так ритм рассылки можно адаптировать к фактическому времени реакции команд.
Настройки и права
Уведомление по e-mail настраивается централизованно в Rillsoft Integration Server:
| Задача | Требуемая роль |
|---|---|
| Редактирование шаблонов писем | Администратор клиента |
| Задание сроков и условий | Администратор корневого каталога |
Настройки выполняются в администрировании в разделе каталогов на вкладке «Уведомление по e-mail». Кто получает какое уведомление, определяется ролями каталога и организационной структурой администрации.
Функции уведомления по e-mail в обзоре
- Автоматическая рассылка писем людям, участвующим в проекте
- Напоминание о предстоящих задачах с настраиваемой заблаговременностью
- Напоминание о просроченных задачах с настраиваемой ретроспективой
- Уведомление сотрудников об изменении сроков их задач
- Уведомление пользователей об изменении сроков у подчинённых сотрудников
- Уведомление об изменении даты вех
- Временные параметры в днях для заблаговременности, ретроспективы и интервала изменений
- Настройка через шаблоны писем и сроки, защищённая ролями администратора
- Управление получателями через роли каталога и организационную структуру администрации
- Доступно с Rillsoft Integration Server (локально) или Rillsoft Cloud (в облаке)
Уведомление по e-mail во взаимодействии платформы Rillsoft
Уведомление по e-mail — это модуль серверной многопользовательской архитектуры Rillsoft. Оно опирается на ту же организационную структуру администрации и те же роли каталога, что и остальные модули Integration Server — iCalendar, учёт рабочего времени и управление документами — и дополняет планирование загрузки и мультипроектное управление своевременной коммуникацией сроков и задач.
Так Rillsoft обеспечивает, чтобы значимые изменения не только были в плане, но и доходили до нужных получателей — автоматически и согласно роли.