Система управления документами (СУД)
Модуль Системы управления документами (СУД) обеспечивает централизованное управление проектными документами в Rillsoft Integration Server. Требования, планы, протоколы и согласования больше не разбросаны по сетевым дискам, а хранятся надёжно непосредственно у проекта, подпроекта и задачи — в той же общей базе данных, в которой ведётся планирование и управление.
Как только над проектом работают несколько команд, надёжное хранение значимых документов становится узким местом: разные версии, неясная ответственность, утраченные версии. Модуль СУД решает именно эту проблему, привязывая каждый документ к структуре проекта и сохраняя каждую версию прослеживаемой.
Документы у проекта, подпроекта и задачи
В СУД документы хранятся вместе с проектом, подпроектом и задачей в предопределённой структуре папок. Тем самым каждый документ имеет однозначную содержательную привязку в плане проекта:
| Уровень хранения | Типичные документы |
|---|---|
| Проект | Задание на проект, техническое задание, согласования верхнего уровня |
| Подпроект | Частные спецификации, протоколы приёмки пакета работ |
| Задача | Рабочие инструкции, подтверждения, файлы результатов отдельных работ |
При взгляде на задачу сразу понятно, какие документы к ней относятся — без поиска по параллельным файловым хранилищам.
Надёжное хранение и восстановление
Все документы сохраняются надёжно. При каждом изменении возникает новая редакция, прежние версии сохраняются:
- Все редакции документа можно извлечь
- Любую редакцию можно при необходимости восстановить
- Случайно перезаписанные или удалённые версии не теряются
Так на протяжении всего проекта остаётся прослеживаемым, какая версия была действительной и когда — важная основа для аудита, приёмок и сравнения «план/факт».
Структура папок на уровне клиента
Структура папок СУД управляется в Rillsoft Integration Server для всего клиента и применяется ко всем проектам клиента. Преимущество: документы находятся в каждом проекте в одном и том же привычном месте. Тот, кто однажды знает, где хранятся протоколы приёмки или согласования, надёжно находит их во всех проектах.
Ведение структуры папок — это центральная задача администрирования, защищённая отдельной ролью, поэтому единая для предприятия система хранения остаётся согласованной.
Права доступа через роли пользователя и каталога
Доступ к документам управляется — как и во всём многопользовательском режиме Rillsoft — через роли пользователя и роли каталога.
Для доступа на чтение пользователю требуются:
- Роль пользователя чтение документов
- Роль пользователя чтение пула ресурсов
- Роль каталога чтение проекта
Через дополнительные роли в зависимости от задачи определяется, кому разрешено больше:
| Право | Для чего |
|---|---|
| Создание документов | Размещение новых файлов у проекта |
| Изменение документов | Сохранение новой редакции существующего документа |
| Удаление документов | Удаление более не нужных документов |
| Восстановление документов | Возврат удалённых документов или прежних редакций |
| Управление структурой папок | Ведение системы хранения на уровне клиента |
Так остаётся видимым и управляемым, кому разрешено читать, дополнять или управлять проектными документами.
Ограничения хранилища и срок хранения
Модуль СУД управляется административно:
- Максимальный размер документа можно ограничить через свойства клиента — администрация контролирует объём хранилища.
- При удалении проекта связанные документы удаляются вместе с ним.
- Удалённые документы окончательно удаляются из базы данных по истечении срока хранения; до этого они остаются доступными через восстановление.
Функции СУД в обзоре
- Централизованное управление проектными документами в Rillsoft Integration Server
- Хранение вместе с проектом, подпроектом и задачей в предопределённой структуре папок
- Надёжное хранение — все редакции доступны для извлечения и восстановления
- Структура папок на уровне клиента для всех проектов клиента
- Детальные права через роли пользователя и каталога (чтение, создание, изменение, удаление, восстановление, управление структурой папок)
- Размер документа ограничивается через свойства клиента
- Автоматическая очистка: документы удаляются вместе с проектом и окончательно удаляются по истечении срока хранения
- Доступно с Rillsoft Integration Server (локально) или Rillsoft Cloud (в облаке)
СУД во взаимодействии платформы Rillsoft
Управление документами — это компонент серверной многопользовательской архитектуры Rillsoft. Оно использует ту же базу данных и ту же логику каталогов и ролей, что и планирование загрузки, мультипроектное управление и остальные модули Integration Server, такие как уведомление по e-mail, iCalendar и учёт рабочего времени.
Так Rillsoft объединяет планирование, управление и проектную документацию на одной платформе — документы находятся там, где идёт планирование, и остаются прослеживаемыми на протяжении всей своей истории.